Toda técnica administrativa moderna de reducción de costos operativos que desee contribuir de manera explícita al problema de viabilidad empresarial debe insistir en la eficiencia y del valor agregado (mejora continua), orientada directa o indirectamente a la creación de valor de las empresas.
El costeo basado en actividades (ABC) aporta objetividad y visión por actividades como causal del costo, sin embargo, su propósito fundamental no es disminuir costos o racionalizarlos, quien se encarga de esto, es la administración del costeo basado en actividades (ABM).
¿Qué es la Administración Basada en Actividades (ABM)?
El Problema de la Invisibilidad Financiera
En mi trayectoria profesional liderando la estrategia financiera, he podido darme cuenta de que muchas empresas comparten un problema en común: a pesar de aumentar ingresos, la rentabilidad se mantiene estática, o inclusive, disminuye. Esta discrepancia suele ser síntoma de una falta de visibilidad sobre las actividades que generan costos, y la gestión mediante su mejora continua.
La administración basada en actividades es un proceso de reingeniería que significa mejorar utilizando las actividades definidas en el costeo basado en actividades. Mejorar significa reducción de costos operativos, ser eficiente, desarrollar ventajas competitivas, lograr las metas de rentabilidad.
Su diseño está enfocado en “hacer algo con el costo”, siendo su objetivo intervenir el costo y que su propia naturaleza es hacer algo por las empresas desde las actividades:
- Reducción de costos operativos
- Administrar estratégicamente el costo
- Identificar capacidad ociosa
- Eliminar despilfarro
- Desarrollar ventajas competitivas
- Respaldar estrategia de precios
- Costos relevantes
- Desarrollar benchmarking
- Afianzar la viabilidad empresarial
Lo que no se conoce, no se controla, y por lo tanto, no se mejora. La principal misión del ABM es la creación de valor, y su importancia es la de gerenciar las actividades ofrecidas por la técnica de costeo basado en actividades, ampliando las posibilidades para lograr eficiencias, eliminar desperdicios y asegurar un uso racional de los recursos.
La concepción del modelo ABM: las bases fundamentales
Si la empresa ya ha dado el primer paso en aplicar costeo basado en actividades, se cuenta entonces con información sobre los recursos, las áreas de responsabilidad, y el costo de las actividades.
Con ABC, la gerencia posee una gran probabilidad de calificar la eficiencia, medir el desempeño, proponer mejoras y evaluar permanentemente el logro de las metas, si se complementa con las siguientes herramientas como base:
1. Caracterización de las actividades. La información elemental que ofrece el conocer una actividad, es indispensable saber el detalle de cada una de ellas y como se construye. A continuación, algunos ejemplos de atributos:
a. Relevancia: Las actividades son Primarias/Secundarias, según su mérito o relevancia en el desarrollo de ventaja competitiva.
b. Costo: El costo de la actividad en unidades monetarias $, como punto de referencia principal.
c. Valor agregado: ¿Agrega valor al cliente/empresa, otros? ¿Qué sucede si se elimina?
d. Nivel de eficiencia: ¿Cuál es el desempeño actual (importante que la califique quien la ejecuta)? ¿Produce buenos resultados con un consumo racional de recursos?
e. Necesidad: Ligada principalmente al valor que agrega, pudiendo inclusive no ser necesaria pero obligatoria.
2. Cuadro de mando integral. Esta poderosa herramienta de gestión pretende traducir metas estratégicas de la empresa en esfuerzos reales utilizando indicadores de gestión, balanceados con las distintas perspectivas del negocio, siendo las básicas:
a. Finanzas: ¿Cómo contribuye la estrategia a la mejora de rentabilidad esperada por los accionistas/propietarios? Algunos indicadores son: ROE, ROA, ROI, ROIC, ROCE, EVA®, etc.
b. Clientes: ¿Cómo debemos ser con nuestros clientes en base a nuestro modelo de negocio y estrategia para competir? Algunos indicadores son: # de clientes, nivel de satisfacción, ventas por cliente, utilidad por cliente, etc.
c. Desarrollo e innovación: ¿Cómo innovar y adaptarse para lograr una estrategia sostenible? Algunos indicadores son: % participación de mercado, % de ingresos destinado a innovación, # de productos nuevos, recursos destinados a desarrollo e innovación, etc.
d. Procesos: ¿En qué procesos debemos ser excelentes (mejora continua) para satisfacer a nuestros clientes? Algunos indicadores son: Nivel de automatización, Nivel de eficiencia de mano de obra (ingresos por persona), % de ventas destinado a capacitación, Medición de calidad, etc.
3. Indicadores clave de desempeño. Expresan de manera cuantitativa el progreso, oportunidades, y/o problemas de una empresa en el logro de sus objetivos.
¿Cuáles deben elegirse?
El indicador clave de desempeño a elegir, deberá ser aquel que mida directamente una Variable Crítica de Éxito. La Variable Crítica de Éxito es lo que una empresa debe hacer excepcionalmente bien, para el logro de su estrategia, de no lograrse, puede comprometer la supervivencia de la empresa.
Un buen indicador clave de desempeño, medirá directamente la variable crítica de éxito, será más específico y generará valor, vinculando la acción diaria con la estrategia a largo plazo, diagnosticando problemas y oportunidades, y permitiendo calibrar la estrategia.
Tipo de Indicadores:
a. De resultados: miden el desempeño interno (p.ej. rentabilidad).
b. De riesgos: identifican riesgos potenciales a la estrategia (p.ej. rotación de personal).
c. De desempeño: dan seguimiento a iniciativas vitales para la sostenibilidad (p.ej. incursión en nuevos mercados).
| Variable Critica de Éxito | Indicador clave de desempeño |
| Ofrecer los mejores retornos en la industria. | ROCE – Retorno sobre deuda + capital invertido. |
4. Gestión de la información. Los datos generados por una empresa constituyen un elemento clave en la evaluación del desempeño, desde la gobernanza, arquitectura, seguridad, privacidad, hasta el análisis, siendo este último crucial para el valor estratégico de la información en la administración moderna.
El verdadero valor agregado de la información está en el impacto que puede producir en los resultados de la compañía, es poco lo que se contribuye al crecimiento si la gestión de datos no se observa de una manera integral.
Los componentes clave son:
a. Captura y almacenamiento: fuentes diversas y suficientes, atributos suficientes para su apropiado almacenamiento estructurado.
b. Calidad: precisión, consistencia y confiabilidad.
c. Integración: combinación y correlación con otros sistemas.
d. Seguridad y privacidad: protección contra usos no autorizados y en cumplimiento con leyes y reglamentos. e. Gobernanza: políticas y responsabilidad en el uso.
f. Ciclo de vida: gestión apropiada desde su creación hasta su archivo o eliminación.
g. Acceso y uso: facilidad a su acceso, eficiencia en su uso y análisis.
Importancia:
a. Mejora en la toma de decisiones: información más oportuna y precisa.
b. Aumenta la eficiencia: automatización de procesos y mejora de productividad.
c. Cumplimiento normativo: cumplir con requerimientos legales, de protección y privacidad.
d. Innovación y competitividad: uso de nuevas tecnologías y analíticas, que abren oportunidades y ventajas competitivas.
e. Gestión de riesgos: mediante el uso proactivo de datos más precisos y oportunos, mitigando riesgos económicos y reputacionales.
Nota profesional: La optimización de costos es un proceso continuo. Requiere monitoreo constante y adaptación a las condiciones del mercado.
Convierte la Eficiencia en Cultura
El éxito de una estrategia de costos no depende solo de una persona sino de toda la organización. Al fomentar una cultura de mejora continua, cada colaborador se convierte en un impulsor de la operación por excelencia.
Si deseas profundizar en cómo otras variables afectan tu rentabilidad o quieres mantenerte actualizado con las mejores prácticas financieras, te invitamos a consultar con expertos en dirección financiera que te acompañen en este proceso.
Recuerda que en Finoptia estamos listos para acompañarte en la transformación financiera de tu empresa.
Preguntas Frecuentes
1. ¿Cómo se disminuyen o racionalizan los costos?
2. ¿Cómo sé si tengo gastos innecesarios en mi empresa?
3. ¿Reducir costos significa despedir personal?
4. ¿Qué riesgos existen al reducir costos agresivamente sin guía?
5. ¿Cómo ayuda la tecnología en la reducción de costos operativos?
6. ¿Es aplicable el modelo ABM a las PyMEs?
7. ¿Qué diferencia hay entre reducción de costos y optimización de costos?
8. ¿Con qué frecuencia se debe revisar la estructura de costos?
Conclusión
La reducción de costos operativos no es un evento puntual, sino una mentalidad empresarial que debe permear toda la organización. En un entorno empresarial cada vez más competitivo, las empresas que no controlan activamente su estrategia corren el riesgo de comprometer su estrategia y sostenibilidad.
El verdadero valor de implementar una administración basada en actividades (ABM) radica no solo en el dinero ahorrado hoy, sino en la capacidad de utilizar los recursos de manera estratégica, como en crecimiento, innovación y estabilidad, que crea valor.
El mundo empresarial no es estático, y menos ahora cuando la globalización de la economía pone a prueba la estrategia de las PyMEs, demostrando que la estrategia más fundamental es aquella que está diseñada en crear valor sostenible.
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